Das Projektbüro wurde durch den Verwaltungsvorstand zur inhaltlichen Unterstützung der Projektgruppen eingerichtet. Viele Themen in den Projektgruppen haben Querbeziehungen untereinander. Daher ist es auch Aufgabe des Projektbüros, Widersprüche in Zielstellung und Themenbearbeitung in den Projektgruppen zu erkennen und zu vermeiden.

Das Projektbüro unterstützt die Verwaltungsführung auch bei der Entwicklung eines strategischen Steuerungssystems. Grundlage dafür ist ein neu entwickeltes Selbstverständnis, das mit den Beschäftigten diskutiert wird. Ausgangspunkt ist dabei die Dienstleistung für Menschen und Wirtschaft im Landkreis:

„Für unsere Region“. Hieran werden sich die strategischen Fachziele der Fachdienste ausrichten.

„Gemeinsam“ bedeutet Zusammenarbeit: zwischen Führungskräften und Mitarbeitern, zwischen den Mitarbeitern untereinander und zwischen Verwaltung und den Einwohnen und der Wirtschaft als ihren Kunden.

„Erfolgreich“ kann nur sein, wer Ziele hat. Strategische Ziele müssen so aufgegliedert werden, dass jeder Beschäftigte seine konkrete Arbeit aus solchen operativen Zielen ableiten kann. Und es müssen Kriterien beschrieben werden, wie und wann Ziele erfolgreich erreicht werden. Dabei geht es auch um wirtschaftliche Ziele, um Fristen, um Qualität. Die Aufgaben einer Kreisverwaltung sind vielfältig und sehr unterschiedlich. Es ist keine leichte Aufgabe, ein solches Steuerungssystem zu entwickeln und einzuführen.

Eine bessere und erfolgreiche Zusammenarbeit setzt Maßstäbe an das Verhalten aller Beschäftigten in der Verwaltung. 

Moderne Ansätze für den Bürgerservice wurden im früheren Landkreis Ludwigslust bereits seit 1997 entwickelt und umgesetzt. Diese Ansätze wurden nach der Landkreisneuordnung 2011 auf den jetzigen Landkreis Ludwigslust-Parchim übertragen. Das Modell ist aber längst noch nicht konsequent zu Ende gedacht. 

Ziel ist es, möglichst viele direkte Kontakte mit dem Bürger und der Wirtschaft über einen Bürgerservice als „Frontoffice“ abzuwickeln. Dahinter steht auch der Gedanke, die Bearbeitung im „Backoffice“ weitgehend von Störungen zu entlasten. Es findet sozusagen eine Spezialisierung zwischen „Produktion“ und „Vertrieb“ von Verwaltungsleistungen statt. 

Mit der Einführung der einheitlichen Behördennummer 115 wurde am 31. März 2014 ein weiterer Schritt in diese Richtung getan. Damit verbunden ist die Einführung eines elektronischen Informations- und Wissensmanagements für den Bürgerservice. Die hinterlegten Informationen verbessern die Qualität der Auskünfte und der Beratung.

Aktuelle Schwerpunkte sind die einheitliche und dauerhafte Qualifikation aller Mitarbeiter (Landkreis, Städte und Ämter) im kooperativen Bürgerservice, die Gestaltung der Kooperationsbeziehungen zwischen dem Landkreis und den Städten und Ämtern sowie ein Konzept für die Weiterentwicklung des Bürgerservices. Die Einbindung der Landeshauptstadt Schwerin in den telefonischen Bürgerservice wird ebenfalls angestrebt.

Die Projektgruppe Internes Leitbild formuliert aktuell wichtige Kernaussagen zu einem Selbstverständnis der Beschäftigten, das somit Orientierung bieten soll. Weiterhin ist Aufgabe der Projektgruppe, Instrumente zu entwickeln, die eine Erfolgsmessung bei Kundenorientierung und Zusammenarbeit erlauben.

Die Projektgruppe Organisations- und Prozessmanagement, eGovernment hat weitreichende Aufgaben. 

Drei große Aufgabenschwerpunkte machen das deutlich: Prozessmanagement stellt die zur Erzeugung der unterschiedlichen Dienstleistungen erforderlichen Arbeitsschritte in den Vordergrund. Ziel ist es, die wichtigsten Dienstleistungen des Landkreises schließlich rein digital bearbeiten zu können. Daher werden konsequent die Möglichkeiten einer elektronischen Aktenführung geprüft.

Das Geodatenmanagement hat die Aufgabe, die unterschiedlichen raumbezogenen Daten des Landkreises innerhalb einer Anwendung zu erfassen und zu pflegen.

Open Government bedeutet, eine Beteiligungsstrategie für den Landkreis zu entwickeln und dabei die „Spielregeln“ zwischen beteiligten Bürgern und dem Kreistag zu beschreiben. Weiterhin soll beschrieben werden, welche Daten der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden (Open Data).

Im August 2013 hat sich die Projektgruppe „Personal und Führung“ zu ihrer konstituierenden Sitzung zusammengefunden. Mitarbeiter verschiedener Bereiche und Ebenen bringen sich und ihre Ideen in die Projektgruppenarbeit ein. Betätigungsfeld der Projektgruppe sind Fragen der Personalführung und -entwicklung. Ein Schwerpunkt der Arbeit ist die Entwicklung und Etablierung von Führungsgrundsätzen als wesentlicher Bestandteil unserer Verwaltungskultur und unseres Selbstverständnisses. 
Zudem werden Maßnahmen der Personalentwicklung thematisiert und Ideen zur Umsetzung entwickelt.

Was sind Führungsgrundsätze? Welchen Sinn machen sie?

Abstrakt formuliert umfassen Führungsgrundsätze Normen, Werte, Leitlinien in der Wechselbeziehung zwischen Mitarbeitern und Führungskräften. Gelebte Führungsgrundsätze prägen unsere Führungs- und sind Teil unserer Verwaltungskultur. 
Konkret formuliert ergibt sich daraus folgende Frage: Wie kann und sollte der Umgang zwischen Mitarbeitern und Führungskräften gestaltet werden, damit alle motiviert und dienstleistungsorientiert arbeiten?
Ein Umfeld, das uns bei der Bewältigung der täglich anstehenden Aufgaben unterstützt und fördert, leistet hierzu einen wesentlichen Beitrag. Eine gute Führung ist hierfür unabdingbare Voraussetzung. Grundsätze einer solchen Führung geben somit Orientierung, sie setzen Maßstäbe, sie sorgen für Verlässlichkeit.
Führungsgrundsätze als gelebter Teil einer Organisationskultur bringen uns unserem Ziel einer modernen, zukunftsfähigen, bürgerfreundlichen und mitarbeiterorientierten Verwaltung ein Stück näher. Die Projektgruppe Personal und Führung will den Verwaltungsmodernisierungsprozess in diesen Fragen aktiv begleiten und gestalten.

Maßnahmen im Rahmen der Personalentwicklung

Die Umsetzung von Maßnahmen der Personalentwicklung wie die Einführung eines Führungskräftefeedbacks als auch die Führungskräfte(nachwuchs)entwicklung wird ebenfalls von der Projektgruppe mit Ideen begleitet.

Rückblick-Ausblick

Die Erarbeitung eines Selbstverständnisses für unsere Verwaltung als unser inneres Regelwerk fällt in den Arbeitsbereich der Projektgruppe „Leitbild“, bildet aber gleichzeitig die Grundlage für die Arbeit unserer Projektgruppe. Zu Beginn der Projektgruppenarbeit gab es daher eine enge Zusammenarbeit mit der Projektgruppe „Leitbild“. Es fanden Workshops zur Definition eines Leitbildes unter externer Moderation statt. Der durch beide Projektgruppen sowie interessierte Mitarbeiter gemeinsam erarbeitete Rahmen für unser Selbstverständnis unter den Schlagworten „Gemeinsam“ - „Erfolgreich“ - „für die Region“ symbolisiert den ersten großen Meilenstein der Projektgruppenarbeit.

Auf dieser Grundlage werden gemeinsam weitere Ideen entwickelt und Umsetzungsprozesse für ein einheitliches Verständnis von Führung und weiteren Maßnahmen der Personalentwicklung in Gang gesetzt. Die Ergebnisse der Projektgruppenarbeit bilden die Basis bzw. geben den Anstoß für einen offenen sich stetig entwickelnden Prozess.